Davetiye Baskı Takvimi: Ne Zaman Sipariş Verilmeli?

İster bin kişilik görkemli bir düğün organizasyonu, ister şirketinizin yıl dönümü galası olsun; davetiye sürecinde yaşanan en büyük stres kaynağı zaman yönetimidir. "Nasıl olsa bir günde basarlar" yanılgısıyla düğüne veya etkinliğe iki hafta kala sipariş vermeye çalışan yüzlerce insan; matbaa terminleri, özel kağıt tedariği, yaldız kalıp hazırlığı ve kargo gecikmeleri yüzünden hayatının en büyük telaşını yaşar. Özel işçilikli bir davetiyenin kusursuz şekilde konukların eline ulaşması için adım adım doğru zamanlama takvimi şöyledir:

1. İdeal Zamanlama: Etkinlikten 8 - 10 Hafta Önce Başlayın

Davetiyelerin konukların eline düğünden en geç 4 ila 6 hafta önce ulaşmış olması gerekir ki insanlar takvimlerini ayarlayabilsin, şehir dışından geleceklere uçak/otel rezervasyonu için zaman kalsın. Dağıtımın 4 hafta önce başlayabilmesi için baskı sürecinin etkinlikten en az 8 hafta önce başlatılması şarttır.

2. Adım Adım Davetiye Üretim Aşamaları

• 1. Hafta (Metinlerin Kilitlenmesi ve İsim Listesi): Tarih, nikah saati, düğün salonu açık adresi, LCV (Lütfen Cevap Veriniz) telefon numaraları ve aile isimleri metin üzerinde kesinleştirilmelidir. Baskı onayından sonra fark edilen tek bir harf veya saat hatası tüm davetiyelerin çöpe atılmasına yol açar.
• 2. Hafta (Tasarım ve Prova Onayı): Grafiker tasarımı hazırlar, zarf modeli seçilir. Ekranda onaylanan tasarımın ardından kritik renkler veya mühür detayları için dijital prova incelenir.
• 3. ve 4. Hafta (Matbaa ve Özel Zanaat Üretimi): Düz dijital baskılar 2-3 günde çıkabilir; ancak davetiyenizde özel pamuklu fantezi kağıt, varak yaldız, gofre kabartma, özel bıçak kesimi veya şeffaf pleksi varsa bu işlemler sırayla farklı atölye tezgâhlarından geçer. Klişe dökümü, yaldız vurumu ve kuruma süresi en az 7-10 iş günü sürer.
• 5. Hafta (El İşçiliği ve Paketleme): Zarf içine davetiye yerleştirme, kurdele bağlama, kuru çiçek montajı ve gerçek sıcak mum mühür basımı gibi işlemler fabrikasyon değil, kadın emeğiyle tek tek elle yapılır. 500 adet davetiyenin mühürlenmesi ve kuruması 2-3 gün alır.
• 6. Hafta (Kargo ve Dağıtım Başlangıcı): Ürünler elinize ulaşır ve konuklara elden veya kargoyla dağıtıma başlanır.

3. Adet Belirleme: "Davetli Sayısı" ile "Davetiye Adedi" Farkı

Davetiye siparişinde yapılan en pahalı hata, 300 kişilik düğün için 300 adet davetiye bastırmaktır! Bir davetiye tek bir kişiye değil, bir aileye veya çifte verilir. 300 kişilik bir davetli listesinde ortalama 150-170 hane bulunur. Bu hesaba ek olarak sonradan akla gelecek uzak akrabalar, iş arkadaşları ve hatıra saklama payı için belirlenen sayının üzerine mutlaka %15-20 fire / yedek payı eklenmelidir. Sonradan eksik kalan 20 adet davetiyeyi bastırmak, kalıp ve makine ayar maliyetleri nedeniyle ilk siparişin birim fiyatından 5 kat daha pahalıya mal olur.

4. Zarf ve Kaligrafi Payı

Zarfların üzerine isimleri elle kaligrafi ustasına yazdıracaksanız, kaligrafa da en az 5-7 gün süre tanımanız gerektiğini unutmayın. Matbaadan zarf siparişi verirken kaligrafın el titremesi ve mürekkep damlaması ihtimaline karşı her zaman en az 30-40 adet boş yedek zarf talep edin.